Хранение персональных данных

Грамотное организованное хранение документов, содержащих персональные данные, — залог того, что конфиденциальная информация о сотрудниках, клиентах и в целом деятельности организации не попадет в руки посторонних лиц. Ответственность за определение правил, места размещения и защиты информации ложится, согласно закону, на работодателя, однако не все четко понимают, о каких нюансах нужно позаботиться. Добавляют сложностей постоянные дополнения и корректировки нормативно-правовых актов, которые приходится отслеживать, чтобы не получить штраф и не попасть в эпицентр скандала, связанного с распространением личных сведений граждан.

Разберемся, как и где хранить персональные данные, чтобы спокойно проходить проверки и поддерживать имидж серьезной компании, которая заботится об информационной безопасности. Более конкретные рекомендации работодатели или их представители могут получить, воспользовавшись услугами наших экспертов, которые проанализируют текущее положение дел и составят список необходимых изменений.

Существуют ли четкие правила хранения персональных данных?

Многие начинающие бизнесмены полагают, что для урегулирования вопросов, касающихся операций с ПДн, есть четкие инструкции, используя которые получится сформировать четкие правила и привести деятельность в соответствии с законодательными требованиями. На практике единого подхода к решению вопроса нет. Это значит, что каждый руководитель или ИП самостоятельно (или делегируя обязательства на заместителя либо руководителя отдела кадров):

• разрабатывает регламент хранения персональных данных;
• определяет, где они будут находиться;
• подбирает и одобряет предпринимаемые меры защиты и ограничения доступа;
• назначает сотрудников, которые будут нести ответственность за контроль операций с личными сведениями;
• выбирает те или иные виды наказаний за нарушения правил;
• подписывает внутренние распоряжения.

Ответственный подход на начальном этапе дает возможность в будущем не вносить радикальных изменений даже при изменении нормативно-правовой базы. Для того, чтобы все сделать правильно, необходимо принимать в расчет актуальные предписания относительно работы архивов, ограничения доступа к информации разных категорий сотрудников, а также ранее установленный порядок сбора и обработки ПДн (он должен быть закреплен в локальном акте или распоряжении). Еще один существенный момент заключается в том, чтобы политика по данному вопросу учитывала способ выполнения операций (в рамках ИСПДн либо на бумажных носителях).

Важные нюансы, связанные с порядком хранения персональных данных

Для того чтобы гарантировать сохранность и секретность ПДн, необходимо:

1. Четко определить условия хранения персональных данных на бумажных носителях и в электронном виде. Речь идет не только о месте, но и установлении режима доступа туда для разных категорий сотрудников.
2. Выбрать людей, которые будут отвечать за конкретные аспекты, связанные с сохранением информации.
3. Провести разъяснительную работу с персоналом, объяснив степень важности ограничений и правил использования ПДн в рамках профессиональной деятельности, а также дав четкие инструкции, как действовать в той или иной ситуации.
4. Продумать средства защиты для сейфов, шкафов с замками, а также заняться внедрением специализированного программного обеспечения.
5. Если ведется работа с биометрическими данными, то дополнительно продумать механизмы контроля и ограничения доступа в соответствии с Правительственным постановлением № 512, вступившем в силу в 2008 году.

При урегулировании вопроса хранения личной информации необходимо понимать, что это не однократная работа, а постоянные усилия, направленные на поддержание информационной безопасности. Каждый год появляются новые угрозы и требования, которым приходится соответствовать, чтобы, во-первых, не платить огромные штрафы, а во-вторых, чтобы не быть хуже конкурентов и рассчитывать на доверие со стороны клиентов и партнеров.

Какой должна быть система хранения персональных данных

Основная нагрузка по работе с ПДн ложится на плечи кадрового департамента, поэтому его работники должны иметь точное представление о том, что и как делать для предупреждения несанкционированного доступа. Законодательной базой является Конституция, ФЗ-152, ФЗ-149, Трудовой Кодекс и другие нормативные акты. Особое внимание должно уделяться срокам хранения, передачи и обработки персональных данных. На сегодняшний день правовые нормы определяют следующие требования:

• 3 года предприятие имеет право и обязано хранить заявления о трудоустройстве либо увольнении, письма с рекомендациями, автобиографии, указы о переводе на другую должность, анкеты;
• на протяжении пяти лет сохраняются докладные, служебные записки, командировочные листы, разнообразные справки (которые не включаются в личное дело), а также приказы и выписки;
• финансовая информация (связанная с выдачей зарплаты, премиальных, пособий и т.д.) находится в архиве 75 лет.

Существует разница между сроком действия согласия на обработку ПДн и длительностью сохранения самих данных. Хранение персональных данных — это процесс, регулируемый законодательством, решением владельца и целями использования сведений. ФЗ-152 закрепляет обязанность оператора сразу после достижения цели обработки обезличить и уничтожить полученные данные.

Все работники, как штатные, так и внештатные, которые работают с личными сведениями, должны подписать соглашение о неразглашении. Типовой документ необходимо предварительно адаптировать под особенности деятельности фирмы.

Сбор, обработка и хранение персональных данных на бумажных и электронных носителях

Выделяют сведения о субъектах, сохраняемые в бумажном и электронном виде. Каждый вариант есть свои плюсы, минусы и особенности. Нередко информация дублируется для эффективного выполнения рабочих задач и в целях безопасности.

1. Электронное хранение предполагает создание защищенных ИСПДн, которые в автоматическом режиме фиксируют и обрабатывают большие массивы данных. В таком случае не нужно много места или закупки закрывающихся шкафов и сейфов, а отыскать интересующие сведения можно за пару секунд, к тому же при серьезном подходе к обеспечению защиты нет риска кражи или утечки ПДн. Из недостатков следует отметить наличие затрат на оснащение современным программным обеспечением, потребность в постоянном создании резервных копий, а также регулярное обновление оборудования.
2. Правила хранения персональных данных на бумажных носителях предполагают размещение личных дел в сейфах в алфавитном порядке в зависимости от регистрационного номера. Остальные сведения размещаются согласно внутреннему регламенту, то есть работодатель может сам выбрать место для папок-накопителей, определить ответственных за безопасность сотрудников и установить ограничение доступа. К плюсам бумажных носителей можно отнести оптимизацию учета ПДн, минимальное время поиска информации. К минусам можно отнести существенные финансовые расходы на сейфы, необходимость дополнительного обучения новых сотрудников отдела кадров, потребность в большом свободном и защищенном пространстве (если фирма большая и личных дел много).

Обработка и хранение персональных данных: составление внутренних правил

Документ преимущественно составляют по шаблону, внося некоторые корректировки в зависимости от формы, способа фиксации ПДн и других особенностей деятельности организации. Основные разделы:

• общие положения;
• способы выявления и профилактики несанкционированного доступа и распространения ПДн;
• цели обработки и содержание хранимой личной информации;
• категории субъектов;
• сроки обработки и сохранения сведений;
• механизм уничтожения информации;
• ответственность за нарушение правил.

После внедрения правил хранения персональных данных в информационных системах и на бумажных носителях необходимо убедиться в том, что:

• уровень защиты достаточно высокий и соответствует актуальным угрозам;
• все сотрудники дали согласие на совершение операций с личными сведениями;
• принятые локальные акты соответствуют федеральному законодательству;
• содержание внутреннего документа, регулирующего хранение и обработку ПДн, донесено до персонала (каждый должен поставить подпись).