Сообщить о начале процесса обработки персональных данных РКН обязан каждый оператор, независимо от того, какие ПДН он хранит и использует, для каких целей происходит сбор и т.д. Компетентный орган после тщательной проверки вносит организацию или предпринимателя в Реестр операторов персональных данных, с которым может ознакомиться любой гражданин в режиме онлайн. Одним из ключевых требований является актуальность предоставляемых сведений, поэтому при изменении информации об организации нужно изменить уведомление Роскомнадзора. Осуществляется эта процедура в порядке и сроки, установленными законодательством, несоблюдение которых, может привести к наложению штрафа.
Как внести изменения в уведомление Роскомнадзора?
Изначально, в подаваемом документе в контролирующую службу, детально расписывается все, что касается операций с ПДн, начиная от целей получения личных данных, заканчивая предпринятыми мерами безопасности. В процессе деятельности могут быть добавлены СЗИ, изменено лицо, ответственное за защиту сведений, цели обработки, совершаемые действия и т.д.
По закону у оператора есть 10 дней на внесение изменений в уведомление Роскомнадзора. Для этого необходимо направить письмо в территориальное отделение службы с описанием изменений. Отправить изменение можно в электронном виде правильно оформленного и подписанного бланка. Если сведения неполные либо не соответствуют действительности, представитель РКН отправит в адрес оператора запрос на уточнение. Предоставить дополнительные сведения необходимо в течение месяца. Как только данные будут подтверждены, измененная информация попадет в Реестр.
Информационное письмо в Роскомнадзор о внесении изменений: особенности заполнения
Форма письма идентична той, которую компания или ИП заполняет изначально. В данном случае заполнять следует только поля, помеченные звездочкой, и те, в которых произошли изменения. Обязательно нужно указать тип оператора, наименование (полное и сокращенное), почтовый адрес и индекс, ОГРН или ИНН.
Изменение уведомления Роскомнадзора требуется, если поменялись:
- цели операций с ПДн;
- перечень выполняемых действий;
- категории обрабатываемых сведений и субъектов, чьи данные используются;
- срок либо условие завершения обработки;
- применяемые средства информационной защиты;
- физическое лицо или компания, которой поручено проводить действия с ПДн;
- факт передачи информации за пределы Российской Федерации;
- местоположение БД и территория совершения операций.
В случае возникновения сомнений по поводу того, нужно ли отправлять информационное письмо при тех или иных изменениях, вы можете для консультации связаться с нашими специалистами.
Инструкция по составлению документа онлайн
Время от времени большей части операторов приходится повторно взаимодействовать с надзорным органом для внесения корректировок в изначальное уведомление. Для минимизации затрат времени это можно сделать дистанционно:
- На официальном портале rkn.gov.ru есть отдельный раздел, посвященный ПДн, куда нужно перейти, чтобы увидеть ссылку на Реестр.
- В боковом меню есть подраздел «Электронные формы заявлений», открыв который вы увидите несколько ссылок на разные виды документов. Среди них следует выбрать тот, который касается уведомления в РКН о внесении изменений.
- Теперь требуется внести сведения в обязательные поля и те, которые касаются произошедших изменений, а также выбрать территориальное управление. В конце предстоит ввести защитную комбинацию и отметить галочками согласие на использование данных.
- Последний этап — отправка письма и подготовка его к распечатке. Электронного варианта недостаточно. Документ необходимо распечатывать, подписать руководителем организации и в бумажном виде направлять в РКН.
Несмотря на то, что сама процедура составления документа достаточно проста, довольно часто возникают сложности, например, в правильности формулировки цели обработки или условия прекращения действий с ПДн.
