Не до конца решенной на законодательном уровне проблемой, связанной с использованием личных сведений гражданах, является обезличивание персональных данных. С одной стороны, есть приказ № 996, выданный Роскомнадзором 05.03.2013 и рекомендации по его исполнению, но при этом четкого понимания, в каком порядке действовать и когда каким методом пользоваться, у операторов нет. Законопроект о детализации принятых правил, внесении уточнений и корректировок в существующие понятия уже несколько лет находится в разработке. При этом стремительно развиваются информационные технологии и появляются новые варианты хранения, уничтожения, блокировки и совершения других операций с ПДн.
Сложности возникают еще на этапе определения, что значит обезличивание персональных данных, также отсутствуют советы по их дальнейшей обработке. Организациям и предпринимателям приходится иногда действовать наугад, чтобы и цели своей деятельности достичь, и закон не нарушить (соответственно, не получить штраф) и идти в ногу с техническим прогрессом. Задачу можно упростить, если привлечь специалистов, но понимать общую картину того, что нужно будет сделать для выполнения актуальных требований, должен каждый руководитель. Наш обзор поможет сформировать общее представление о процедуре, способах её выполнения и дальнейших действиях со сведениями в ИСПДн.
Что такое обезличивание персональных данных?
Процедура определяется как совокупность действий, направленных на лишение ПДн свойств, которые дают возможность связать их с конкретным физическим лицом без дополнительных уточнений. Пример обезличенных персональных данных — А.А.А. (Аксенов Андрей Анатольевич). Такие сведения сохраняются в ИСПДн для того, чтобы:
- защитить их от несанкционированного доступа, потери или изменения в том случае, если организовать хранение сложно технически или с экономической точки зрения;
- вести статистический учет, который нужен для грамотного стратегического планирования бизнеса;
- снизить класс ИС, соответственно, уменьшить количество требований к принимаемым мерам безопасности ПДн;
- упростить процессы обработки с или без автоматизированных средств.
Тот факт, что данные обезличены, не говорит о том, что их можно разглашать кому угодно, — в отношении них действуют аналогичные рекомендации, что и касательно остальных личных сведений.
После обезличивания ПДн сохраняют большинство свойств:
- содержат в полном объеме информацию о конкретном человеке;
- позволяют осуществлять обработку по запросу на совершение действий с личными сведениями без изменения исходной семантики;
- структурно связаны с ПДн других физических лиц либо групп;
- имеют те же семантические отличия, что и до процедуры;
- не позволяют четко определить субъекта;
- позволяют решить установленные политикой компании и другими внутренними документами цели создания ИСПДн и обработки личной информации.
Анонимизированные и обезличенные персональные данные: в чем разница
У многих возникает путаница с тем, какие ПДн считать лишенными элементов персонализации, а какие — анонимизированными. Вследствие чего появляются трудности с определением прав и обязанностей в отношении таких сведений. Полностью анонимизированные данные — это, по сути, «сухие цифры», не дающие представления о социально-демографических отличиях субъектов. Они менее ценные, поскольку после обезличивания личных данных сохраняется шанс определить специфику малых и больших групп, выявить тренды у людей разного возраста, оценить отношение к каким-то событиях и занятиям и т.д. К тому же их нет в общем доступе, а посмотреть статистику может каждый.
Особенно важно разделять эти виды ПДн тем, кто ведет деятельность в экспериментальных правовых режимах, которые предусматривают послабления на этапе апробации новых методик нивелирования идентифицирующих свойств сведений о гражданах.
Возможные способы обезличивания персональных данных
В распоряжении операторов, как указано в Приказе № 996, есть четыре варианта, как действовать, чтобы полученные сведения о гражданах перестали быть персонализированными. Изучим подробнее, какие существуют методы обезличивания персональных данных и что они собой представляют:
- Замена состава либо семантических особенностей ПДн — в таком случае производится удаление части информации, не имеющей пользы, либо её замена на анонимизированные данные, также может применяться обобщение.
- Использование идентификаторов вместо конкретной информации. В результате создается особая таблица, где обозначены коды и их расшифровка, то есть при необходимости можно восстановить изначальный объем и содержание ПДн, но только при наличии соответствующего доступа.
- Декомпозиция — разделение общего массива на то или иное количество блоков. Имея доступ к части информации, невозможно понять, какому субъекту она принадлежит.
- Перемешивание до того момента, когда становится нереальным определить, о чьих ПДн идет речь.
При достижении целей обработки объем имеющейся информации о физическом лице необходимо сократить, чтобы не пришлось получить обвинение в чрезмерности. За это, как и за другие нарушения придется заплатить немалый штраф.
Представленные выше способы являются, по мнению контролирующего органа, наиболее результативными и удобными, при этом вы можете сами решать:
- каким из методов пользоваться;
- как обезличивать персональные данные сотрудников, клиентов и других категорий субъектов;
- в каком порядке выполнять процедуру;
- применять только одну методику либо остановиться на комбинированном варианте;
- какое программное обеспечение и технические средства использовать;
- сколько денежных средств вкладывать;
- кому поручить процесс — собственным сотрудникам или аутсорсерам, располагающим квалифицированными кадрами и инновационным софтом.
Свойства методов обезличивания персональных данных и требования к ним
Определяясь, как именно работать с ПДн на этапе обезличивания, необходимо учитывать, что методы, позволяющие добиться указанных ранее в статье свойств обезличенных данных, должны иметь следующие характеристики:
- вариативность;
- обратимость;
- изменяемость;
- совместимость;
- защищенность от внешних атак;
- возможность дезобезличивания;
- наличие дополнительных сведений, позволяющих реализовать процесс лишения и восстановления идентификационных свойств ПДн;
- адаптация к применяемым на предприятии методам оценки качества информации в электронной системе.
Список требований к способам проведения процедуры достаточно обширный, в частности, они должны гарантировать:
- успешное достижение изначально поставленных целей, прописанных в соглашении на обработку ПДн;
- обретение нужных свойств обезличенных сведений;
- беспроблемное применение в разных программных средах;
- достижение требуемых характеристик способов обезличивания.
Если речь идет о процедуре в автоматизированном режиме, то придется соблюдать парольную и антивирусную политики, правила создания резервных копий и работы со съемными носителями. Дополнительно следует ограничить доступ в те помещения, где планируется хранить, уничтожать, изменять, дополнять и обезличивать ПДн. Когда средства автоматизации не задействованы, предстоит уделить внимание защите физических носителей, поддержанию оптимального режима хранения документов и предупреждения риска получения их неуполномоченными лицами.
Порядок обезличивания персональных данных
В зависимости от выбранного способа, процессуальные особенности будут разными, но в любом случае нужно, чтобы результат был успешным, а все выполненные действия — соответствующими описанию процедуры. При этом нет жестких рамок относительно того, какими методами или их комбинациями пользоваться, главное — чтобы цель была достигнута, а трактование совершенных действий было однозначным и не вызывающим сомнений. При составлении описания следует включить информацию о таких особенностях:
- в каком порядке выполняются действия;
- на какие параметры вы будете ориентироваться;
- каким будет объем дополнительных данных (служебная информация, на основании которой можно получить ПДн в исходном виде);
- какие значения параметров выбраны для оценки эффективности процесса;
- каких правил вы будете придерживаться;
- кто будет отвечать за реализацию и проверку качества.
Не лишним будет посмотреть несколько образцов инструкции по обезличиванию персональных данных, причем лучше всего, если это будут документы организаций с похожим направлением деятельности и принципом построения бизнес-процессов. Распоряжение о проведении процедуры является ключевым локальным регулирующим документов, но до его составления и подписания необходимо:
- Выделить время, кадровые и денежные ресурсы на составление политики обработки ПДн на предприятии, которая в будущем станет основой для других внутренних нормативно-правовых актов в этой сфере.
- Решить, кто из работников будет нести ответственность за то, как будут обезличивать личные сведения. Выбор нужно будет закрепить в приказе с подписью и печатью руководителя с указанием даты, реквизитов предприятия, должности и Ф.И.О. ответственного сотрудника.
- Организовать детальный инструктаж и дать на подпись документ, который обязывает уполномоченного работника соблюдать конфиденциальность при работе с ПДн.
После этого можно заняться разработкой распоряжения, взяв за основу чужой пример, — так удастся сэкономить массу времени, но все пункты следует детально изучить и там, где нужно, подкорректировать. Когда процедура завершена, предстоит зафиксировать это документально при помощи соответствующего акта. Тем, кто нацелен на понижение класса ИСПДн, придется получить соответствующее разрешение и подготовиться к проверке Роскомнадзора.
Как происходит обработка обезличенных персональных данных: основные нюансы
Важно не только лишить ПДн идентификационных свойств, но и в дальнейшем с ними правильно работать. Рассмотрим наиболее существенные аспекты использования обезличенных персональных данных:
- Запрещено хранить в одной базе данных персонализированные и лишенные личностных свойств сведения.
- Закон дает разрешение пользоваться не персонализированной информацией, которая попала к оператору от третьих лиц.
- В случае проведения деобезличивания, полученные ПДн должны быть удалены.
- В отношении обезличенных сведений действуют требования, применяемые к обычным персональным данным, то есть нужно обеспечить их безопасность в соответствии с правилами, прописанными в ФЗ-152 и действующими подзаконными актами в данной сфере.
- Применяемое ПО и технические средства должны соответствовать установленной форме хранения и представления данных.
- Если вам поручают обезличить личные сведения, полученные другими компаниями или предпринимателями, то необходимо разграничить зону ответственности за совершаемые действия с теми субъектами и фирмами, которые являются основными хранителями.
- Проводить процедуру необходимо до того момента, как ПДн вносятся в ИСПДн.
- При выборе алгоритмов реализации процесса нивелирования ПДн нужно останавливаться на тех, которые дают возможность осуществлять перенос на разные типы аппаратных платформ.
- Если собственных ресурсов (технических, кадровых, организационных) не хватает для эффективного и безопасного обезличивания, то следует обратиться к другому оператору, который выполнит нужные действия на основании предварительно подписанного соглашения.
- В обязанности оператора входит предоставление субъекту сведений о том, какой объем и тип обезличенных ПДн есть у него в наличии. Параллельно необходимо создать и вести архив, где прописывать каждый факт получения запросов на обработку.
- Если возникает потребность дополнить либо изменить сведения, не имеющие четкой личностной привязки, то операция должна быть зафиксирована в журнале транзакций.
- Используемые средства и проводимые процедуры не должны вступать в противоречие не только с общими законодательными требованиями, но и с внутренними документами организации.
В идеале процедура обезличивания персональных данных и их деобезличивания должна быть органичной частью выполнения операций с ПДн и эффективно задействовать имеющиеся в наличии инфраструктурные возможности. Отдельного внимания заслуживают разработка и внедрение локальных документов, в которых должны присутствовать:
- технические паспорта и эксплуатационная документация на антивирусы и прочее программное обеспечение, предназначенное для процесса лишения ПДн отличительных особенностей;
- инструкции по совершению операций с лишенными личностных характеристик сведениями сотрудников, клиентов, поставщиков;
- порядок обмена информацией с другими операторами, включая государственные органы;
- описание используемого софта;
- порядок действий при оценке эффективности применяемых процедур;
- инструкция по обеспечению защиты служебной информации, в которой прописываются средства, методы и правила обезличивания персональных данных.
